Minden vállalkozásnak kell, hogy legyen virtuális asszisztense!

Szerte a világban már nagy népszerűségnek örvend ez a foglalkozási forma (tehát a virtuális asszisztencia nem egy szakma!), különösen a rugalmas munkavállalást keresők körében. A munkaerőhiány problémájára nem csak a főállású munkavállalók jelenthetnek megoldást, hanem a virtuális asszisztensek (VA)! És ma már kijelenthető, hogy a virtuális asszisztencia egy működő megoldás az erősödő válsághelyzetre is.

A Dél-Alföldön a magyarországi VA-k alig több, mint 10%-a dolgozik, ezért is fontos, hogy beszéljünk itt erről a témáról, mert hisszük, hogy a jövő eredményes munkavállalója a virtuális asszisztens, aki előremutató, proaktív személyiségével, kiterjedt tapasztalatával, kapcsolatrendszerével segíti a hazai kis- és középvállalkozások eredményességét, előre haladását.

Kik is a virtuális asszisztensek (VA)?

A virtuális asszisztens egy gyűjtőfogalom, olyan magasan képzett (kétharmaduk felsőfokú végzettséggel rendelkezik), önálló munkavégzésre képes, jellemzően otthonról dolgozó, saját lábon álló vállalkozó, aki képes a munkájával értéket teremteni és eredményt elérni.

Kis- és középvállalkozások működést támogatják, részükre adminisztratív segítséget nyújtanak, pl. marketing, könyvelési, szervezési, személyi asszisztenciával is.

A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően.

Ide sorolhatjuk például a virtuális marketing asszisztenseket, a virtuális szövegíró (tartalomkészítő) asszisztenseket, a virtuális személyi asszisztenseket stb.

---

Virtuális asszisztensek szerves részét képezték Tim Ferris 4 órás munkahét című 2007-es bestsellerének, amiben az író arról ír, hogy virtuális asszisztenseket vett fel, hogy azok kezeljék leveleit, fizessék számláit és vezessék cége egy részét.

---

És ha azt gondoljuk, hogy a VA-k kizárólag nők, nos tévedünk, mert kb. egytizedük férfi.

De tisztázzuk, hogy mit is takar pontosabban Magyarországon a virtuális asszisztencia?

Milyen feladatokat vállalnak a VA-k?

A legtöbb virtuális asszisztens Online vállalkozás támogatóként aposztrofálja magát. Olyan feladatokat vállalnak, mint:

• Személyi asszisztencia: pl. e-mail kezelés, ügyfélszolgálat, naptárkezelés, üzleti levelezés
  
• Ügyviteli munkák, adminisztráció: számlázás, árajánlatok és megrendelések kezelése, jegyzőkönyvezés, könyvelési anyag előkészítése, adatgyűjtés
  
• Szervezés: megbeszélések egyeztetése, üzleti ebédek szervezése, utazásszervezés, kisebb rendezvények szervezése
  
• Social media: közösségi média oldalak teljeskörű kezelése
  
• Weboldalak készítése és kezelése, webshop adminisz-tráció, tartalomgyártás, képsze-rkesztés, grafikai feladatok
  

Azonban szabadúszóként egészen komolyabb feladatokat, projektek is el tudnak vállalni, mint ami egy egyszerű titkárnőtől elvárható, így pl.:

• Logisztikai és beszerzési feladtok ellátása,
  
• Pénzügyi és számviteli feladatok ellátása, könyvelés
  
• Szövegírás, üzleti fordítás, tolmácsolás
  
• Tendereztetés, közbeszerzés írás, pályázatírás, pályázati menedzsment
  
• Projektmenedzsment, Jogi asszisztencia, Folyamatfejlesztés, Alkalmazásfejlesztés
  

A vállalkozások leginkább az alábbi területen veszik igénybe a VA-kat:

• internetes kereskedelem
  
• marketing
  
• oktatás, képzés
  
• de tanácsadás, a turizmus és az építőipar területén is tevékenykednek.
  

Hol képzik a virtuális asszisztenseket?

Véleményem szerint az a jó ha sehol, mert a virtuális asszisztencia nem egy szakma, hanem egy gyűjtőfogalom.

Ebből kiindulva az a személy, aki eddig pl. manikűrösként dolgozott, még soha nem volt adminisztratív munkája és elvégez egy VA képzést, nos belőle szerintem nem lesz minőségi VA, mert nagyon nehéz egy minden területre kiterjedő VA képzést nyújtani és elvégezni.

A virtuális asszisztens a munkavállalóként megszerzett tapasztalatait, tudását ülteti át az online térbe munkavállalói státuszából kilépve, vállalkozóként.

Szerencsére többségük min. 6 éves munkatapasztalatot szerzett admi-nisztrációs munkakörben, vezetői asszisztensként, személyiasszisz-tensként de marketing, HR és IT területen is.

De egy minőségi szabadúszó VA folyamatosan képezi magát, a szakterületéhez kapcsolódóan is és az ahhoz köthető, számára fontos és érdekes egyéb területeken is!

Hogyan és mennyiért dolgoznak?

A VA vállalkozás keretében (pl. egyéni vállalkozóként) és nem munkavállalói státuszban végzi el a rá bízott feladatokat. Így leveszik a bér- és járulék költségek terhét a megbízójukról. Sok kis- és középvállalkozás esetében nincs szükség arra, hogy napi 4-8 órában foglalkoztasson a cég adminisztratív munkatársat. Egy virtuális asszisztens jól képzett és tapasztalt ahhoz, hogy sokkal hatékonyabban végezze a rá bízott feladatokat, egy vállalkozás adminisztratív feladatait akár heti 8, nem napi 8 órában elvégzi.

A virtuális asszisztensnek egyszerre akár több ügyfele is lehet, s a jobb, keresettebb asszisztensek naptárjába nehéz bekerülni.

Munkaidejük változó, jellemzően a családi körülményeikhez igazodik, de az elmondható, hogy mindig a megbízóik érdekeit szem előtt tartva, pontosan és határidőre elvégzik a rájuk bízott munkát.

A virtuális együttműködést ma már számos rendszer és applikáció támogatja, és ez kedvező a virtuális asszisztensek számára. Hiszen ezek megkönnyítik a kommunikációt az ügyfeleikkel, átláthatóbbá, követhetőbbé teszi a munkameneteket, az elvégzett feladatokat. A kommunikáció legfőbb platformja az Internet: e-mailek, telefon-konferenciák és internet alapú kommunikációs platform szolgáltatások (mint például Skype, Zoom, Google Meat) segítségével zajlik a kommunikáció.

Ez egy hibrid munkavégzési lehetőség, amiről később szót ejtünk még.

Nem ismerek olyan VA-t aki ne biztosítana ingyenes első konzultációt az érdeklődő cégvezetőknek! Sőt sokuknál egy kezdő, néhány órás csomag is igénybevehető, rendkívül kedvező áron.

Szolgáltatási díjaikat tipikusan még mindig óradíjas vagy havidíjas alapon állapítják meg, de egyre inkább jellemző az egyedi, projekt alapon történő szerződéskötés is.

Háromnegyedük 2000-4000 Ft-os óradíjjal dolgozik. Ezt egy vállalkozó könnyen összetudja hasonlítani a saját óradíjával. Mennyivel többet tudna keresni, ha a saját időrabló adminisztrációs feladatait átadná VA-nek? Vagy mennyibe kerülne egy napi 4-6 órás asszisztens foglalkoztatni?

És a bizalom?

Tudom, hogy sokan azért nem merik kiszervezni a feladataikat, mert bizalmatlanok

az asszisztensekkel szemben:

• nincs személyes kapcsolat, csak online (de vannak olyan hibrid esetek, amikor bizonyos idő-közönként személyesen is talál-kozik az ügyfél az asszisztenssel)
• nem merik rájuk bízni a cég pénzügyeit, bizalmas informá-cióit, adatait
• honnan tudom, hogy valóban annyit dolgozott amennyi órát elszámolt?...

Mindenki megnyugodhat, mert a VA-k is megbízhatóan dolgoznak:

• számlaképesek
• megbízóikkal szerződést kötnek
• a munkájukhoz szükséges jogi, GDPR és adatkezelési dokumen-tációval rendelkeznek
• a rájuk bízott feladatokat a kért határidőre otthonról maximá-lisan, a legnagyobb precizitással ellátják
• munkavégzésükhöz különböző szoftverek és alkalmazások áll-nak rendelkezésükre
• számos kapcsolattartási lehe-tőségük van (telefon, e-mail, Zoom, Meet, Skype stb.).

A virtuális asszisztenseknek minden ügyfelük egyformán fontos, éppen ezért nem engedhetik meg magunknak a bizalomvesztést. Ha egy ügyfelük elveszíti irántuk a bizalmat, akkor nagy a baj…

Milyen haszna származik egy virtuális asszisztensből?

12+1 indokunk van arra, hogy miért éri meg virtuális asszisztenssel együttműködni?

• mert költséghatékony:
  
• nincs havi munkabér
  
• nincs járulék és fizetett szabadság, táppénz
  
• nincs iroda bérlés, telefon, laptop, internet költség
  
• a szolgáltatás költségként elszámolható
  
• mert a Megbízót tehermentesíti
  
• mert online háttértámogatást ad, hogy a Megbízó a vállalkozása fejlesztésével foglalkozhasson (vagy azzal amivel szeretne)
  
• saját eszközeikkel (laptop/ számítógép, nyomtató, telefon stb.) dolgoznak
• mert segít, hogy hatékonyabban és eredményesebben működ-hessen a vállalkozás
• mert ha a leendő Megbízó bizonytalan a delegálásban a VA megtanítja őt kiszervezni a munkákat
  

• mert főállású vállalkozóként, egyszerre kb. 5 ügyféllel dolgoznak együtt egyidejűleg, így biztos, hogy minden feladatot a legjobb tudásuk szerint, határidőre elvégeznek
  
• mivel egyéni vállalkozókról van szó, így az ügyfeleknek csak a tényleges munkavégzésért kell fizetniük
  
• +1: a feleségek is megnyugodhatnak, mert a férjük nem marad benn az irodában túlórázni a titkárnőjükkel ;)
  

Hol találjuk a virtuális asszisztenseket?

VA-el szerződni bizalmi dolog, hiszen olyan információk birtokába fog jutni, ami a Te és a vállalkozásod számára is bizonyos szempontból érzékenyek lehetnek. A megfelelő VA kiválasztása korántsem egyszerű dolog és nem úgy működik, hogy ráböksz a neten először szembejövő asszisztensre és leszerződsz vele. A másik legrosszabb amit tehetsz, hogy kiválasztod a legolcsóbbat.

Csináld okosan:

• Képzeld el a számodra ideális VA-t, milyen külső és belső tulajdonságokkal rendelkezik?
  
• Tudd, hogy milyen feladatokra keresel asszisztenst és mennyi pénzt tudsz erre szánni? Olyat válassz, akinek megfelelő kompetenciái vannak az általad elvárt feladatokat illetően.
  
• Szerződéskötés előtt mindenképp találkozzatok, legalább egy videóhívásban. Így látod majd, hogy hogyan reagál rád, az elmondottakra és könnyebben kitudod szűrni, ha nem összeszedett, stb.
  

Itt most nem hirdethetek nyilvá-nosan egyetlen VA-t sem, de a FB-on számos VA keres-kínál csoport van, ott bátran lehet keresni, „hirdetést” feladni.

Illetve vannak online munka-csoportok is ahol több szabadúszó és VA együtt dolgozva teljesítik a Megbízó vállalkozás teljeskörű cég-működéssel kapcsolatos feladatait.

És ha ezek után még mindig ragaszkodna a személyes együttműködéshez

1Több cégvezető véleménye szerint azt látjuk, hogy van némi bizalmatlanság egy "láthatatlan" munkaerővel szemben. Szívesebben alkalmaznak olyan embert, akit legalább napi pár órában látnak (látják a munkavégzést). Bennük hamarabb megbíznak, mint egy virtuális, szinte megfoghatatlannak tűnő emberre nem szívesen.

De bizton állíthatom, hogy idővel kiépül a bizalom, amire alapozva több "bizalmas" munkát bízhatnak az VA-re, ugyan úgy, mint egy „offline” asszisztensre. És arról meg már beszéltünk, hogy mit kaphatnak egy virtuális asszisztenstől és hogy milyen alapokra helyezik a megbízhatóságukat.

De mindezek miatt létrehoztam egy kifejezetten dél-alföldi Facebook csoportot (Szabadúszók, asszisztensek - Dél-Alföld), azért mert azt tapasztalom, hogy Magyarország ezen területén még a személyes kontaktust preferáló szemlélet nem alakult át egy rugalmasabb formára, így ha arra van igény, hogy a Megbízó és a VA időnként személyesen is találkozzon – ez az a bizonyos munkavégzés - akkor ebben a csoportban földrajzilag közelebb kerülhetnek egymáshoz. Ezután már a saját megegyezésük szerinti időközönként találkoznak.

Ha Te is szenvedsz a munkaerőhiánytól, vagy jól jönne némi segítség, de nem akarsz külön irodát, infrastruktúrát biztosítani az asszisztensed számára, adj fel hirdetést bátran ebben a nyitott csoportban!

---

A Covid járvány alatt bevezetett home office, távmunka és online tanulás rávilágított arra, hogy nem feltétlenül kell személyes jelenlét ahhoz, hogy elvárás szerint elvégezzük a munkánkat, dolgunkat. Véleményem szerint az online vállalkozás támogatók, mint szabadúszók egyre nagyobb teret fognak nyerni és költséghatékonysági szempontból is egyre jobban elfognak terjedni a kisebb-nagyobb vállalkozások körében.

Hamarosan kellemetlen lesz a kérdés: Neked még nincs virtuális asszisztensed?

---

A cikket írta: Temesvári Nóra, szabadúszó asszisztens, az NVAPROJEKT tulajdonosa. Kapcsolat: nvaprojekt@pm.me

Mi a titok?

IA hatékony és sikeres emberek egyik titka, hogy nem próbálnak meg mindent egyedül megoldani, hanem megtalálják a megfelelő embereket, akiknek kidelegálhatja a feladatokat.

“Egy jó virtuális asszisztens olyan az ügyfelének, mint egy fogaskerék, megoldásközpontú és nem riad vissza az élethosszon át tartó tanulástól.”

Az én jelmondatom például: Mindig van újabb információ, pontosabb válasz, jobb megoldás.

Sok sikert kívánok a leendő együttműködésekhez!

Ha további segítségre van szükséged a kiválasztásban vagy a delegálási képességeden van még csiszolni való akkor kérlek írd meg telefonszámodat és kérdésedet a cikk alján található e-mail címre és visszahívlak.

A cikk megírását a saját tapasztalat, az interneten fellelhető virtuális asszisztenciával foglalkozó weboldalak és a dél-alföldi VA hölgyek segítették. Bármilyen felhasználása engedélyhez kötött!